Ein eigenes Taxiunternehmen in Berlin aufzubauen heißt, kaufmännische Standardthemen mit den besonderen Spielregeln der Personenbeförderung zu verbinden. Im Zentrum stehen die Taxikonzession nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG) und die Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) – der Genehmigungsbehörde für den Taxen- und Mietwagenverkehr in Berlin.
Dieser Leitfaden ordnet den Weg von der ersten Idee bis zur operativen Aufnahme in nachvollziehbare Schritte. Er richtet sich an Gründerinnen und Gründer, die ihr erstes Fahrzeug auf die Straße bringen möchten – ob als Einzelunternehmer mit einem Taxi oder mit dem Ziel, später eine kleine Flotte aufzubauen.
1. Konzept, Einsatzgebiet und Zahlenbild
Bevor Anträge gestellt werden, lohnt ein belastbares Konzept: Fahrzeugtyp und -anzahl, geplantes Einsatzgebiet, Schicht- und Personalmodell sowie der Investitions- und Finanzierungsbedarf. Ein sauberes Zahlengerüst hilft gleich doppelt – bei Finanzierungsgesprächen und als Grundlage für die finanzielle Leistungsfähigkeit, die das LABO im Genehmigungsverfahren prüft.
Kalkulieren Sie realistisch: Fahrzeugkosten, Versicherung, Eichung und Wartung, Kraftstoff oder Strom, Fahrerlöhne sowie laufende Abgaben. Gerade Einsteiger unterschätzen häufig die Liquidität, die in den ersten Betriebsmonaten gebunden ist.
2. Rechtsform und Gewerbeanmeldung
Klären Sie früh die Rechtsform – Einzelunternehmen, UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH –, denn sie beeinflusst Haftung, Buchführungspflichten und Außenwirkung. Anschließend folgen die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt, gegebenenfalls der Eintrag ins Handelsregister und der steuerliche Erfassungsbogen beim Finanzamt. Steuerliche Eckdaten stimmen Sie parallel mit einem Steuerberater ab.
3. Persönliche Voraussetzungen und Fachkunde
Für die Unternehmensgenehmigung verlangt das PBefG drei Kernvoraussetzungen:
- Zuverlässigkeit – unter anderem Führungszeugnis und Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
- Finanzielle Leistungsfähigkeit – Eigenkapital- und Unbedenklichkeitsnachweise (z. B. von Finanzamt und Krankenkasse).
- Fachliche Eignung – in der Regel über die Fachkundeprüfung im Straßenpersonenverkehr (IHK) oder eine anerkannte einschlägige Tätigkeit.
Wichtig: Die Unternehmer-Fachkunde ist nicht zu verwechseln mit dem Führerschein zur Fahrgastbeförderung (umgangssprachlich „P-Schein“), den Ihre Fahrerinnen und Fahrer benötigen.
4. Taxikonzession und das LABO
Herzstück ist die Taxikonzession. Unterlagen, Nachweise und Fristen sollten frühzeitig zusammengestellt werden, da Rückfragen das Verfahren verlängern. Eine strukturierte Vorbereitung reduziert Nachforderungen spürbar. Den vollständigen Ablauf – Antrag, Unterlagen und Kommunikation mit der Behörde – finden Sie im Ratgeber Taxikonzession beim LABO beantragen.
5. Fahrzeug, Taxameter und Fiskalisierung
Ein Taxi muss bestimmte Anforderungen erfüllen – in Berlin etwa die Ausführung als Taxi mit Dachzeichen und geeichtem Taxameter. Mit der Kassensicherungsverordnung ist zusätzlich die Absicherung der Aufzeichnungen relevant geworden: Stichwort Fiskaltaxameter mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Planen Sie Beschaffung, Umrüstung und Eichtermine mit zeitlichem Vorlauf ein.
6. Versicherungen und Betriebsorganisation
Von der Kfz-Haftpflicht mit erhöhten Anforderungen für die entgeltliche Personenbeförderung über die Insassen- bis zur Betriebshaftpflicht: Je früher Prozesse für Schichtplanung, Belegfluss und Einnahmenerfassung stehen, desto reibungsloser läuft der Start.
7. Buchhaltung und Lohn von Beginn an
Mit dem ersten Umsatz beginnt die Pflicht zu sauberer Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz (je nach Rechtsform), Umsatzsteuervoranmeldungen und – bei angestellten Fahrern – Lohnabrechnung samt Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz. Wie das in der Praxis für Taxi- und Mietwagenbetriebe aussieht, lesen Sie im Ratgeber Buchhaltung für Taxi- und Mietwagenunternehmen.
Häufige Fehler bei der Gründung
- Antrag zu spät oder unvollständig eingereicht – die häufigste Ursache für Verzögerungen.
- Liquiditätsbedarf der ersten Monate unterschätzt.
- Unternehmer-Fachkunde und Fahrer-„P-Schein“ verwechselt.
- Fiskaltaxameter und Eichtermine nicht eingeplant.
- Buchhaltung erst „später“ aufgesetzt – Belegchaos und vermeidbare Nacharbeit.
Häufige Fragen zur Taxi-Gründung in Berlin
Wie lange dauert die Gründung eines Taxiunternehmens in Berlin?
Das hängt stark von der Vollständigkeit der Unterlagen und der Bearbeitung beim LABO ab. Mit gut vorbereiteten Nachweisen lässt sich das Verfahren deutlich beschleunigen – fehlende Dokumente sind der häufigste Grund für Verzögerungen.
Kann ich als Einzelfahrer mit nur einem Fahrzeug starten?
Ja. Viele Betriebe beginnen mit einem Fahrzeug. Die grundsätzlichen Voraussetzungen wie Konzession, Fachkunde und Nachweise gelten unabhängig von der Flottengröße.
Brauche ich für die Gründung zwingend einen Steuerberater?
Für steuerliche Spezialfragen ist fachliche Begleitung sinnvoll. Laufende Buchführung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Lohnabrechnung übernehmen wir als Buchhaltungsservice und koordinieren komplexe steuerliche Themen mit Partnern.
Was kostet der Start ungefähr?
Das ist individuell. Fahrzeug, Versicherung, Eichung beziehungsweise Fiskaltaxameter und ein Liquiditätspuffer für die ersten Monate sind die größten Posten. Ein realistischer Finanzplan zu Beginn schützt vor Engpässen.
Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.